Allgemeine Hinweise zum Datenschutz
VitalXEden nimmt den Schutz personenbezogener Daten ernst. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Nutzerinnen und Nutzer haben. Unsere Prozesse orientieren sich an geltenden Datenschutzanforderungen in der Schweiz und an den einschlägigen Grundsätzen der DSGVO, soweit anwendbar.
Begriffsbestimmungen
In diesem Abschnitt erläutern wir zentrale Begriffe wie personenbezogene Daten, Verarbeitung und Dienste, um die weiteren Abschnitte verständlich zu machen.
Erhebung von Daten
Wir erfassen Daten nur soweit nötig für die Erbringung unserer Leistungen und für die Kommunikation mit Teilnehmenden. Die Art und der Umfang der Daten richten sich nach dem jeweiligen Dienstleistungsvertrag und den gesetzlichen Anforderungen.
Direkt bereitgestellte Daten
Bei Anmeldung zu Programmen und bei der Nutzung unserer Kontaktformulare erheben wir in der Regel folgende Angaben:
- Kontaktdaten: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer
- Gesundheitsbezogene Informationen, soweit für Therapieplanung erforderlich (z. B. Diagnosen, Medikationsliste) — ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung oder vertraglicher Grundlage
- Anmelde- und Abrechnungsdaten für die Organisation des Aufenthalts
- Präferenzen und Bedürfnisse im Alltag, dokumentiert in Anamneseformularen
- Feedback und Bewertungen zu Programmen, falls Nutzende diese freiwillig übermitteln
- Notfalldaten und Vollmachten, wenn diese zur sicheren Betreuung erforderlich sind
Automatisch erfasste Daten
Beim Besuch unserer Website und bei Nutzung digitaler Dienste erfassen wir bestimmte technische Daten, die für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich sind.
- IP-Adresse (anonymisiert oder zeitlich begrenzt gespeichert)
- Zugriffszeitpunkt und Nutzungsumfang der Website
- Technische Merkmale des verwendeten Endgeräts und Browsers
- Cookies und ähnliche Trackingdaten gemäß Cookie-Einstellungen
- Fehler- und Sicherheitsprotokolle zur Gewährleistung des sicheren Betriebs
- Log-Daten für statistische Auswertungen ohne Rückschluss auf einzelne Personen, soweit möglich pseudonymisiert
Daten von Drittparteien
Gelegentlich erhalten wir Informationen über Dritte, z. B. durch Übermittlung von Angehörigen oder Pflegediensten. Solche Daten werden nur verarbeitet, wenn eine Rechtsgrundlage besteht und die Daten notwendig sind.
- Übermittelte medizinische Unterlagen von behandelnden Ärztinnen und Ärzten mit Einwilligung der betroffenen Person
- Kooperationspartner wie Therapeuten oder Pflegedienste zur Sicherstellung der Versorgung
- Zahlungsdienstleister für Abrechnungszwecke
Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten für klar definierte Zwecke, die im Folgenden erläutert werden.
- Durchführung und Organisation von Retreats, Therapien und Pflegedienstleistungen
- Kommunikation mit Teilnehmenden, Angehörigen und zuweisenden Stellen
- Abrechnung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Qualitätssicherung, Evaluations- und Forschungszwecke in anonymisierter Form
- Sicherstellung der IT-Sicherheit und des Betriebs unserer digitalen Dienste
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen in der Schweiz
- Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
- Bereitstellung personalisierter Informationen zu unseren Programmen, basierend auf Einwilligung
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen, abhängig vom Zweck und Inhalt der Daten.
- Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Anmeldeprozess für Retreats)
- Einwilligung der betroffenen Person für besonders schutzwürdige Daten oder für Werbezwecke
- Rechtliche Verpflichtungen nach schweizerischem Recht (z. B. Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen)
- Berechtigte Interessen von VitalXEden, z. B. zur IT-Sicherheit und zur Qualitätssicherung, sofern die Interessen der Betroffenen nicht überwiegen
Anwendbarkeit und Rechte nach DSGVO-relevanten Regelungen
Sofern Bestimmungen der DSGVO anwendbar sind, stellen wir zusätzliche Informationen zu Betroffenenrechten und Verantwortlichkeiten bereit.
- Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten und ihre Verarbeitungszwecke
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
- Recht auf Löschung, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
- Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn die Verarbeitung automatisiert erfolgt und auf Einwilligung oder Vertrag beruht
Weitergabe von Daten
Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für die Vertragsdurchführung, zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund einer Einwilligung erforderlich ist.
- Dienstleister für Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
- Externe Therapeutinnen und Therapeuten oder Fachärztinnen und Fachärzte zur medizinischen Abklärung, nur nach Zustimmung
- Kooperationspartner für Transport und Betreuung vor Ort
- Rechts- und Steuerberater im Rahmen von Prüfungen
- Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben
- Anonymisierte Daten für wissenschaftliche Auswertungen oder Qualitätsberichte
Übermittlungen in Drittländer
Soweit Daten außerhalb der Schweiz oder der EU/EWR übermittelt werden, treffen wir Vorkehrungen, um einen angemessenen Schutz sicherzustellen. Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn dies für die Leistungserbringung notwendig ist.
Zum Schutz werden Standardvertragsklauseln, vertragliche Zusicherungen der Empfänger oder andere geeignete Schutzmaßnahmen herangezogen.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nicht länger als nötig gespeichert. Maßgeblich sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen und der Zweck der Verarbeitung.
Kontaktdaten und Vertragsunterlagen werden in der Regel für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume aufbewahrt (z. B. Buchhaltungsunterlagen).
Nachrichten per E-Mail oder Kontaktformulare werden so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist oder bis Löschfristen greifen.
System- und Sicherheitsprotokolle werden für einen begrenzten Zeitraum zur Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit aufgehoben, in anonymisierter Form, wenn möglich.
Auf Anforderung prüfen wir die Löschung personenbezogener Daten, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder berechtigte Interessen dem nicht entgegenstehen.
Datensicherheit und Schutz
Bei VitalXEden schützen wir persönliche Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die auf bewährten Branchenstandards basieren. Unsere Richtlinien sind praxisorientiert: wir dokumentieren Zugriffsrechte, segmentieren Datenbanken und führen regelmäßige Sicherheitsaudits durch. Anhand konkreter Fallbeispiele beschreiben wir, wie Patientendaten in Behandlungsfällen getrennt gespeichert und nur für das jeweilige Betreuungsteam freigegeben werden.
- Zugriffssteuerung nach Rollen: Beispielscenario — ein Therapeut erhält für die Dauer eines Retreat-Aufenthalts nur temporären Zugang zu relevanten Gesundheitsdaten.
- Verschlüsselung und Backups: Fallstudie — verschlüsselte Backups werden automatisiert erstellt und in getrennten Rechenzentren mit Wiederherstellungsplänen aufbewahrt.
- Protokollierung und Überwachung: Praxisfall — bei ungewöhnlichen Zugriffsmustern werden Zugriffe geloggt und durch das Sicherheitsteam geprüft.
Rechte der betroffenen Personen
Teilnehmerinnen und Teilnehmer von VitalXEden haben klare Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten. Nachfolgend sind die wichtigsten Rechte aufgeführt zusammen mit Beispielen, wie diese in Praxisfällen umgesetzt werden.
- Auskunftsrecht: Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie speichern; in einem Fallbeispiel erstellten wir binnen 30 Tagen eine übersichtliche Datenkopie für eine Teilnehmerin.
- Berichtigungsrecht: Fehlerhafte Angaben werden nach Vorlage eines Nachweises aktualisiert; Beispiel: Korrektur von Medikamentenangaben vor einem Reha-Programm.
- Widerspruchsrecht: Sie können einer bestimmten Datenverarbeitung widersprechen; wir dokumentieren das Widerspruchsszenario und passen die Verarbeitung an.
- Löschungsrecht: Soweit rechtlich möglich, löschen wir personenbezogene Daten auf Antrag; Praxisfall: Abschlussdokumentationen können auf Wunsch anonymisiert werden.
- Einschränkung der Verarbeitung: Bei Zweifeln an der Richtigkeit setzen wir die Nutzung bis zur Klärung aus und informieren die betroffene Person.
- Datenportabilität: Auf Wunsch stellen wir strukturierte Daten in einem gängigen Format zur Verfügung, etwa bei Wechsel zu einem anderen Betreuungsanbieter.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung kann widerrufen werden; Beispiel: Widerruf der Einwilligung zur Marketingkommunikation per E-Mail.
- Beschwerderecht: Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren; wir unterstützen ggf. mit einer Zusammenstellung der relevanten Informationen.
Anfragen zu Datenschutzrechten
Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Datenübertragbarkeit können schriftlich an uns gerichtet werden. Bitte nennen Sie im Betreff "Datenschutzanfrage" und geben Sie, falls vorhanden, Ihre Buchungsnummer an. Wir prüfen Ihre Anfrage anhand dokumentierter Szenarien und informieren Sie über die nächsten Schritte.
Wir bemühen uns, Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. In komplexen Fällen, etwa bei umfangreichen Datenzugriffen, kann die Frist angemessen verlängert werden; über jede Verlängerung informieren wir schriftlich mit einer Begründung.
Marketingkommunikation
VitalXEden nutzt Kontaktdaten nur für die vereinbarten Zwecke. Für Marketingnachrichten wird ausdrücklich um Einwilligung gebeten; in Praxisfällen verwenden wir A/B-Tests, um die Relevanz der Inhalte zu verbessern und unnötige Kommunikation zu vermeiden. Jede Marketingmaßnahme kann individuell abbestellt werden.
Sie können Marketing-E-Mails jederzeit abbestellen, entweder über den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht oder per schriftliche Anfrage an unsere Kontaktadresse. In Fallbeispielen wird eine Abbestellung innerhalb weniger Tage umgesetzt.
Daten von Minderjährigen
Unsere Programme richten sich primär an Erwachsene und Seniorinnen/Senioren. Falls Daten von Minderjährigen betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung nur mit Einwilligung der gesetzlichen Vertreter und in Übereinstimmung mit geltendem Recht.
Verweise auf Drittanbieter
Unsere Webseite kann Links zu Seiten Dritter enthalten. Diese Seiten haben eigene Datenschutzhinweise; in Praxisbeispielen überprüfen wir die Datenschutzstandards kritischer Partner bei der Auswahl vor einer Kooperation.
Änderungen der Datenschutzbestimmungen
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung werden auf VitalXEden.pro veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir betroffene Personen proaktiv per E-Mail. Ein Beispiel: Anpassungen bei der Datenverarbeitung im Rahmen neuer Programmangebote werden mit konkreten Umsetzungsplänen kommuniziert.